Ce inseamna externalizare

Definitia conceptului de externalizare

Externalizarea, cunoscuta si sub denumirea de outsourcing, reprezinta practica prin care o companie apeleaza la servicii externe pentru a desfasura anumite activitati care in mod normal ar fi realizate intern. Acest concept a capatat o popularitate semnificativa in ultimele decenii, pe masura ce companiile cauta modalitati de a-si optimiza operatiunile si de a-si reduce costurile. Externalizarea poate varia de la sarcini administrative simple pana la operatiuni complexe, cum ar fi IT-ul sau productia.

In esenta, externalizarea permite unei companii sa se concentreze pe competentele sale principale, transferand alte activitati catre furnizori specializati. Aceasta abordare este adesea utilizata pentru a imbunatati eficienta operationala, pentru a avea acces la expertiza specializata si pentru a beneficia de economii de scara. De exemplu, o companie de productie poate externaliza operatiunile de transport si logistica pentru a se putea concentra mai bine pe partea de productie.

Conform unui raport realizat de Deloitte, piata globala de externalizare a ajuns la o valoare de peste 92 de miliarde de dolari in 2020. Aceasta cifra ilustreaza cat de importanta a devenit externalizarea pentru companiile din intreaga lume. Externalizarea nu este doar o modalitate de a reduce costurile, ci si un instrument strategic care permite accesul la tehnologii avansate si la o baza mai larga de talente.

Un exemplu de institutie care studiaza si ofera recomandari cu privire la externalizare este Institutul Global de Outsourcing (IAOP). Acesta ofera cercetari, evenimente si certificari pentru a ajuta companiile sa ia decizii informate cu privire la partenerii de externalizare si strategiile pe care le adopta.

Avantajele externalizarii

Externalizarea ofera numeroase avantaje companiilor care aleg sa adopte aceasta strategie. Printre principalele beneficii se numara reducerea costurilor, accesul la expertiza externa si flexibilitatea operationala. Vom explora in detaliu aceste avantaje in paragrafele urmatoare:

1. Reducerea costurilor:

O reducere semnificativa a cheltuielilor operationale. De exemplu, costurile cu salariile si beneficiile angajatilor pot fi reduse semnificativ prin externalizare, mai ales daca sunt implicate tari cu costuri mai mici ale fortei de munca.

Investitii mai mici in infrastructura. Prin externalizare, companiile nu trebuie sa investeasca masiv in infrastructura si tehnologie, costurile fiind preluate de furnizorul de servicii.

Reducerea cheltuielilor administrative. Funcțiile administrative care nu adauga valoare directa pot fi externalizate, ceea ce duce la o reducere a costurilor indirecte.

Economii de scara. Furnizorii de servicii pot deservi mai multi clienti, ceea ce le permite sa ofere servicii la un cost mai scazut datorita volumului mare de operatiuni.

Flexibilitate in gestionarea costurilor. Companiile pot alege sa externalizeze doar anumite functii in functie de necesitatile lor, avand astfel un control mai bun asupra costurilor totale.

2. Acces la expertiza externa:

Specialisti calificati. Externalizarea ofera acces la experti in domeniul respectiv, care pot asigura o calitate superioara a serviciilor.

Inovare si tehnologie avansata. Prin colaborarea cu furnizori externi, companiile pot beneficia de tehnologii de ultima generatie fara a investi direct in acestea.

Imbunatatirea proceselor. Expertiza externa poate duce la optimizarea proceselor interne prin noi perspective și abordari.

Adaptabilitate la schimbari. Furnizorii de servicii sunt adesea la curent cu cele mai recente tendinte si schimbari din industrie, ceea ce le permite sa ofere solutii inovatoare.

Acces rapid la resurse. In loc sa aloce timp si resurse pentru a dezvolta intern anumite competente, companiile pot apela la resurse externe pentru a raspunde rapid cerintelor pietei.

3. Flexibilitate operationala:

Ajustarea rapida la cerintele pietei. Companiile pot scala operatiunile in sus sau in jos in functie de cerintele pietei fara a fi nevoite sa faca schimbari majore interne.

Reducerea timpului de lansare pe piata. Prin externalizarea anumitor functii, companiile pot lansa mai rapid produse si servicii, beneficiind de resursele si expertiza furnizorilor externi.

Concentrarea pe competentele de baza. Externalizarea permite companiilor sa se concentreze pe activitatile care le aduc cel mai mare profit.

Reducerea riscurilor operationale. Prin transferarea unor activitati catre furnizori externi, companiile pot reduce riscurile asociate cu gestionarea acelor activitati in-house.

Flexibilitate in contracte. Companiile pot negocia termeni si conditii care sa raspunda cel mai bine nevoilor lor, asigurand astfel o mai mare flexibilitate in operatiuni.

Dezavantajele externalizarii

Desi externalizarea vine cu numeroase avantaje, exista si cateva dezavantaje care trebuie luate in considerare. Acestea includ pierderea controlului asupra unor aspecte ale afacerii, probleme legate de securitatea datelor si potentiale conflicte culturale.

1. Pierderea controlului:

Dependenta de furnizori. Externalizarea poate duce la o dependenta crescuta fata de un furnizor, ceea ce poate crea vulnerabilitati in cazul in care furnizorul nu livreaza la standardele asteptate.

Lipsa controlului direct asupra operatiunilor. Companiile pot pierde controlul asupra unor aspecte esentiale ale operatiunilor lor, ceea ce poate afecta calitatea produselor sau serviciilor.

Risc de neconformitate. Externalizarea poate duce la probleme de conformitate cu reglementarile locale si internationale daca furnizorul nu respecta standardele necesare.

Comunicare dificila. Comunicarea poate fi mai dificila cu furnizorii externi, in special daca exista bariere lingvistice sau diferite fusuri orare.

Coordonare mai dificila. Coordonarea eficienta cu furnizorii externi poate necesita timp si resurse suplimentare din partea companiei.

2. Securitatea datelor:

Risc de scurgere a informatiilor. Externalizarea unor functii poate creste riscul de scurgere a datelor sensibile, in special daca furnizorii nu au masuri adecvate de securitate.

Probleme de confidentialitate. Pot aparea probleme legate de confidentialitatea informatiilor, mai ales daca este vorba de date ale clientilor sau informatii strategice.

Reglementari stricte. In unele industrii, reglementarile privind protectia datelor sunt foarte stricte, iar externalizarea poate ingreuna conformitatea cu acestea.

Lipsa controlului asupra securitatii. Companiile pot avea mai putin control asupra modului in care sunt protejate datele lor atunci cand sunt gestionate de furnizori externi.

Potentiale brese de securitate. Furnizorii de servicii pot fi mai expusi atacurilor cibernetice, ceea ce poate afecta datele clientilor lor.

3. Conflicte culturale:

Diferente culturale. Diferentele culturale intre compania care externalizeaza si furnizorul extern pot duce la neintelegeri si dificultati in colaborare.

Perspective diferite asupra afacerii. Diferentele culturale pot influenta modul in care sunt percepute anumite aspecte ale afacerii, ducand la abordari diferite ale problemelor.

Practici de afaceri diferite. Diferentele in practicile de afaceri pot crea provocari in gestionarea si coordonarea activitatilor externalizate.

Comunicare ineficienta. Barierele culturale pot afecta comunicarea si intelegerea intre partile implicate.

Timp de adaptare. Este posibil ca partile implicate sa necesite timp pentru a se adapta la diferentele culturale si pentru a stabili procese eficiente de colaborare.

Impactul externalizarii asupra economiei globale

Externalizarea a avut un impact semnificativ asupra economiei globale, contribuind la cresterea eficientei si competitivitatii companiilor, dar si la crearea de locuri de munca in tarile in curs de dezvoltare. Analizam in continuare cateva dintre modurile in care externalizarea influenteaza economia globala.

1. Dezvoltarea economiilor emergente:

Crearea de locuri de munca. Externalizarea a contribuit la crearea de milioane de locuri de munca in tarile in curs de dezvoltare, stimuland astfel economiile locale.

Cresterea investitiilor straine. Companiile care externalizeaza investesc adesea in economiile locale, contribuind la dezvoltarea infrastructurii si a competentelor locale.

Transfer de tehnologie. Externalizarea permite accesul la tehnologii avansate si la know-how-ul companiilor multinationale, accelerand astfel dezvoltarea tehnologica a economiilor emergente.

Imbunatatirea standardelor de viata. Prin crearea de locuri de munca si cresterea veniturilor, externalizarea contribuie la imbunatatirea standardelor de viata in tarile in curs de dezvoltare.

Diversificarea economiei. Externalizarea poate contribui la diversificarea economiilor emergente, reducand dependenta acestora de anumite sectoare traditionale.

2. Competitivitatea companiilor:

Reducerea costurilor de productie. Externalizarea permite companiilor sa produca bunuri si servicii la costuri mai mici, imbunatatindu-si astfel competitivitatea pe piata globala.

Focalizarea pe inovatie. Prin externalizarea activitatilor non-centrale, companiile pot aloca mai multe resurse si timp pentru inovatie si dezvoltare de produse noi.

Extinderea pe piete noi. Externalizarea poate facilita extinderea companiilor pe piete noi, oferindu-le acces la resurse si expertiza locala.

Accesul la talente globale. Prin externalizare, companiile pot accesa o baza mai larga de talente, inclusiv specialisti in domenii de nisa.

Imbunatatirea calitatii serviciilor. Externalizarea poate duce la imbunatatirea calitatii serviciilor oferite clientilor prin colaborarea cu experti externi.

3. Provocari economice:

Descresterea locurilor de munca in tarile dezvoltate. Externalizarea poate duce la pierderea locurilor de munca in tarile dezvoltate, pe masura ce companiile muta operatiunile in strainatate.

Presiuni asupra salariilor. Competitia globala generata de externalizare poate duce la presiuni asupra salariilor in anumite industrii.

Dependenta economica. Externalizarea poate crea o dependenta economica a tarilor de furnizorii externi, ceea ce poate afecta stabilitatea economica pe termen lung.

Probleme de reglementare. Externalizarea poate complica conformitatea cu reglementarile locale si internationale, in special in industriile reglementate.

Riscuri geopolitice. Conflictele geopolitice pot afecta relatiile comerciale si pot pune in pericol operatiunile externalizate.

Factorii care influenteaza decizia de externalizare

Decizia de a externaliza anumite functii sau operatiuni este influentata de o serie de factori, care pot varia de la considerente financiare si tehnologice pana la aspecte legate de resurse umane si reglementari. Vom explora in continuare cativa dintre cei mai importanti factori care pot influenta aceasta decizie.

1. Costurile:

Reducerea costurilor operationale. Unul dintre principalele motive pentru care companiile aleg sa externalizeze este reducerea costurilor operationale, prin transferarea activitatilor catre tari cu costuri mai mici ale fortei de munca.

Costurile cu investitiile in tehnologie. Externalizarea poate elimina necesitatea de a investi in tehnologii costisitoare, permitand companiilor sa beneficieze de infrastructura si expertiza furnizorilor externi.

Costurile cu resursele umane. Externalizarea reduce costurile asociate cu recrutarea, formarea si gestionarea personalului intern.

Economiile de scara. Furnizorii de servicii pot oferi preturi mai competitive datorita economiilor de scara pe care le obtin prin deservirea unui numar mare de clienti.

Costurile indirecte. Externalizarea poate reduce costurile indirecte, cum ar fi cheltuielile administrative si cele legate de gestionarea activitatilor suport.

2. Accesul la tehnologie si expertiza:

Tehnologie de ultima generatie. Externalizarea ofera acces la tehnologii avansate fara a necesita investitii directe din partea companiei.

Expertiza specializata. Companiile pot beneficia de expertiza specialistilor in domeniul respectiv, asigurand astfel o imbunatatire a calitatii serviciilor.

Inovare continua. Furnizorii de servicii sunt adesea la curent cu cele mai recente tendinte si inovatii din industrie, oferind companiilor acces la solutii inovatoare.

Dezvoltare rapida. Externalizarea permite companiilor sa acceseze rapid resurse si tehnologii necesare pentru a raspunde schimbarilor rapide din piata.

Competente greu de gasit. Prin externalizare, companiile pot accesa competente si talente care sunt dificil de gasit pe piata locala.

3. Reglementari si conformitate:

Conformitatea cu reglementarile locale. Externalizarea poate simplifica conformitatea cu reglementarile locale, prin transferul responsabilitatii catre furnizorii care sunt deja aliniati cu cerintele respective.

Gestionarea riscurilor legate de conformitate. Externalizarea poate reduce riscurile asociate cu nerespectarea reglementarilor, prin colaborarea cu furnizori care au expertiza in gestionarea acestor aspecte.

Adaptarea la schimbari legislative. Furnizorii de servicii sunt adesea mai bine pregatiti sa raspunda schimbarilor legislative si de reglementare.

Reducerea riscurilor legale. Externalizarea poate transfera riscurile legate de litigii si probleme legale catre furnizorii care sunt responsabilizati contractual.

Pregatirea pentru auditurile de conformitate. Furnizorii de servicii pot asigura documentatia si procesele necesare pentru a trece cu succes auditurile de conformitate.