Articol creat in colaborare cu 
Managementul riscurilor este una dintre acele activități care pot părea simple la început, dar care devin dificile atunci când proiectul avansează, apar presiuni și echipa trebuie să ia decizii rapide. În multe proiecte, riscurile sunt identificate formal, dar nu sunt urmărite constant sau nu sunt transformate în acțiuni clare.
Cele mai frecvente greșeli apar atunci când Risk Managementul este tratat ca o obligație administrativă, nu ca un proces care ajută proiectul să rămână sub control. O listă de riscuri nu este suficientă. Echipa trebuie să înțeleagă ce poate afecta proiectul, care sunt prioritățile și ce trebuie făcut înainte ca situația să se complice.
Riscurile sunt identificate prea târziu
O greșeală des întâlnită este discutarea riscurilor abia după ce apar problemele. În acel moment, echipa nu mai gestionează un risc, ci reacționează la o situație deja produsă. Diferența este importantă, pentru că managementul riscului ar trebui să ofere timp pentru prevenție și pregătire.
Riscurile trebuie analizate încă din etapa de planificare, dar și revizuite pe parcurs. Un proiect poate începe cu un set de riscuri, apoi să dezvolte altele după schimbări, întârzieri, modificări de buget sau decizii externe.
Echipa ar trebui să urmărească din timp:
-
dependențele dintre activități, echipe sau furnizori;
-
aprobările care pot întârzia etape importante;
-
resursele-cheie care pot deveni indisponibile;
-
schimbările care pot afecta scopul, termenul sau costurile.
Cu cât riscurile sunt observate mai devreme, cu atât echipa are mai multe opțiuni pentru răspuns.
Riscurile sunt formulate prea vag
O altă greșeală frecventă este formularea riscurilor în termeni generali. Exemple precum „pot apărea întârzieri”, „pot exista probleme de comunicare” sau „există riscuri tehnice” nu spun suficient. Ele nu arată cauza, evenimentul posibil și impactul asupra proiectului.
Un risc bine formulat trebuie să permită acțiune. Dacă echipa nu poate spune ce trebuie urmărit sau ce măsură ar putea fi pregătită, formularea este probabil prea vagă.
O formulare mai utilă ar fi: „Dacă specificațiile tehnice nu sunt aprobate până la data stabilită, echipa de implementare poate începe mai târziu, ceea ce poate afecta termenul de livrare.”
Această claritate ajută echipa să analizeze riscul și să decidă ce trebuie făcut.
Toate riscurile sunt tratate la fel
Nu toate riscurile au aceeași importanță. Unele pot fi acceptate, altele trebuie monitorizate, iar unele cer acțiune imediată. O greșeală frecventă este să fie create liste lungi de riscuri fără prioritizare.
Când toate riscurile par la fel de importante, echipa poate pierde timp și atenție. Managerul de proiect trebuie să știe care sunt riscurile cu impact real asupra obiectivelor și care pot fi urmărite mai simplu.
Prioritizarea ar trebui să țină cont de:
-
probabilitatea ca riscul să apară;
-
impactul asupra termenului, bugetului, calității sau echipei;
-
momentul în care riscul poate deveni critic;
-
capacitatea echipei de a pregăti un răspuns eficient.
Fără prioritizare, managementul riscurilor devine o listă, nu un instrument de decizie.
Registrul Riscurilor nu este actualizat
Registrul Riscurilor este util doar dacă reflectă realitatea proiectului. Dacă este completat la început și apoi uitat, echipa va lucra cu informații vechi. Riscurile se pot modifica rapid, mai ales în proiectele complexe, unde apar schimbări de scope, decizii noi sau dependențe externe.
Actualizarea registrului nu trebuie să fie complicată, dar trebuie făcută constant. Echipa trebuie să știe ce riscuri sunt încă active, ce riscuri au devenit probleme și ce riscuri nu mai sunt relevante.
Un Registru al Riscurilor actualizat poate ajuta la:
-
monitorizarea riscurilor importante;
-
clarificarea responsabilităților;
-
pregătirea acțiunilor preventive;
-
comunicarea rapidă cu sponsorul sau managementul.
Dacă registrul nu este folosit în întâlniri sau în decizii, cel mai probabil a devenit doar un document formal.
Comunicarea riscurilor este amânată
Uneori, echipa observă un risc important, dar evită să îl comunice mai departe. Motivele pot fi diverse: teamă de reacții, dorința de a rezolva intern, lipsa unor date clare sau impresia că problema poate fi gestionată mai târziu.
Această amânare poate costa mult. Dacă un risc afectează bugetul, termenul sau obiectivele proiectului, sponsorul sau stakeholderii relevanți trebuie informați la timp. Comunicarea riscurilor nu înseamnă alarmare, ci prezentarea clară a situației, a impactului și a opțiunilor disponibile.
Un training de Risk Management îi poate ajuta pe participanți să comunice riscurile mai clar și mai argumentat. În programele EDU EUPC by Flexability Management, accentul poate fi pus pe aplicarea metodelor în proiecte reale, iar Flexability Management este Authorized Training Provider PMI și lucrează cu traineri autorizați PMI USA.
Răspunsurile la risc nu sunt transformate în acțiuni
Identificarea unui risc nu este suficientă. Dacă nu există acțiuni clare, persoană responsabilă și moment de verificare, riscul rămâne doar o observație. Una dintre cele mai mari greșeli este să se discute riscurile fără să se stabilească ce urmează.
Pentru fiecare risc important, echipa ar trebui să știe:
-
ce acțiune preventivă poate reduce probabilitatea;
-
ce acțiune poate diminua impactul;
-
cine urmărește riscul;
-
când trebuie revizuit statusul.
Managementul riscurilor devine valoros atunci când ajută echipa să acționeze mai devreme și mai organizat.
Cum pot fi evitate aceste greșeli
Cele mai frecvente greșeli în managementul riscurilor pot fi reduse printr-un proces simplu, dar constant. Echipa trebuie să identifice riscurile clar, să le prioritizeze, să le urmărească și să le comunice la momentul potrivit.
Pentru profesioniștii care vor să își dezvolte competențele în Risk Management, informații despre programele disponibile pot fi consultate pe EDU EUPC, iar noutățile despre cursuri și sesiuni pot fi urmărite pe pagina de LinkedIn EDU EUPC.
Comentarii